Ydds Hafan  -  Y Brifysgol  -  Gwasanaethau Proffesiynol  -  Llywodraethu​ C​orfforaethol   -  Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth (SAR)

Mae’r GDPR a’r DPA (y deddfau diogelu data) yn rhoi i unigolion yr hawl i gyrchu’r data personol y mae sefydliadau, sef Y Drindod Dewi Sant yn yr achos hwn, yn ei dal amdanynt, yn amodol ar rai eithriadau. Gelwir cais am fynediad i ddata personol yn gais gwrthrych am wybodaeth (SAR). Mae’r dudalen hon yn esbonio sut i gyflwyno cais gwrthrych am wybodaeth i’r Brifysgol, sut y byddwn yn ymdrin â’ch cais, a’ch hawl i gwyno os nad ydych yn fodlon ar yr ymateb.

  • Cyflwynwch eich Ffurflen Gais Gwrthrych am Wybodaeth  gyda chymaint o wybodaeth â phosibl i’n galluogi i ddod o hyd i’ch gwybodaeth. Os, er enghraifft, dim ond Data Personol yn gysylltiedig â’ch cofnod academaidd rydych yn gofyn amdano, fe ddylech nodi hynny. Mae cais cyffredinol fel “a wnewch chi anfon yr holl Ddata Personol sydd gennych amdanaf ataf” yn debygol o arwain at gais gennym ni am ragor o wybodaeth gennych neu eglurhad pellach. Pan fyddwch yn cyflwyno’ch ffurflen mae arnom angen prawf o bwy ydych er mwyn sicrhau ein bod yn rhyddhau Data Personol i’r person cywir.
  • Pan fydd Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol wedi derbyn eich ffurflen a bod y wybodaeth y gofynnwyd amdani wedi’i chadarnhau, byddwn yn dechrau ar y broses o gysylltu â chydweithwyr perthnasol a choladu’r wybodaeth.
    Rydym yn adolygu’r wybodaeth rydym wedi’i derbyn er mwyn sicrhau nad yw’n cynnwys data personol unrhyw unigolion eraill (trydydd partïon) y mae angen ei olygu (dileu) oherwydd nad yw’n berthnasol i’ch cais. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw olygiadau yn ein llythyr/e-bost eglurhaol. Byddwn yn ceisio cyflenwi’r holl wybodaeth o fewn y cyfnod priodol (mis calendr neu lai). Sylwch y gall y gwaith o adolygu cais mawr (yn nhermau maint y gwaith papur) fod yn sylweddol a chymryd cryn dipyn o amser, ac efallai y gofynnwn am ragor o amser er mwyn ein galluogi i gwblhau’r gwaith.
  • Pan fydd y wybodaeth wedi’i hadolygu byddwn yn cysylltu â chi ac yn cadarnhau’r manylion ar gyfer ei rhyddhau i chi. Os bydd gennych unrhyw ymholiadau ynghylch y wybodaeth y gofynnwch amdani, gallwch eu codi gyda ni drwy foi@uwtsd.ac.uk 
  • Mae’n bwysig na fyddwn yn cadw’ch data personol am fwy o amser nag sy’n angenrheidiol a bydd gwybodaeth yn cael ei dileu yn unol ag amserlen cadw cofnodion y Brifysgol.
  • Os nad ydych yn fodlon ar yr ymateb i’r cais gwrthrych am wybodaeth gallwch wneud cais am adolygiad:

 

Rhaid gwneud pob cais am adolygiad yn ysgrifenedig i:

Y Swyddog Diogelu Data
Prifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant
Campws Busnes Abertawe
Stryd Fawr, Abertawe
SA1 1NE

Neu drwy e-bost: foi@uwtsd.ac.uk 

Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal gan uwch aelod o staff PCYDDS (“yr adolygydd”)

Er mwyn prosesu eich adolygiad cyn gynted â phosibl, dyfynnwch rif cyfeirnod y cais (D20/xx) a dyddiad eich cais gwreiddiol, yn ogystal â manylion eich rheswm dros wneud yr adolygiad.  Dylech gynnwys manylion cyswllt llawn, gan gynnwys rhif ffôn lle bo’n bosibl, rhag ofn y bydd angen i ni gysylltu â chi yn ystod y broses adolygu.   Byddwn yn cydnabod derbyn eich cais am adolygiad mewn ysgrifen. Ar ôl yr adolygiad, byddwch yn cael ymateb gan yr adolygydd a fydd yn cynnwys y canlyniad a chamau priodol y bydd y Brifysgol yn eu cymryd yn sgil hynny.

Os nad ydych yn fodlon ar ganlyniad yr adolygiad, mae gennych yr hawl i apelio’n uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yma:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF